אופיס 365 – הטמעה ותמיכה
הפופולריות של חבילת אופיס 365
חברת מיקרוסופט ידועה כבר שנים רבות בתוכנות המשרדיות הפופולריות שלה. מוצרי ה-Office של החברה זוכים לכמעט בלעדיות בשוק כלי העבודה המשרדיים הקשורים בעריכה ויצירה של מסמכים, גיליונות נתונים ומצגות. אין כמעט עובד משרדי שלא מכיר את הכלים Word, Excel ו-Power Point של החברה.
לפופולריות הזו יש כמה סיבות. מיקרוסופט הצליחה לפתח כלים נוחים לשימוש, מרובי אפשרויות עריכה, קלים להבנה ובעלי רמת איכות גבוהה. היא גם נהנית מהעובדה שכלים אלו משתלבים היטב במערכת ההפעלה שלה, Windows, שיש לה שליטה כמעט מוחלטת בקרב מחשבים ביתיים ומשרדיים (שאינם של אפל – יצרנית מחשבי המקינטוש).
הכלים של אופיס זוכים לעדכון ושדרוג מתמיד, כך שהם תמיד מתאימים לשימוש בעידן הנוכחי. חבילת האופיס מכילה את השילוב המושלם עבור משרדים. חבילת הכלים של אופיס נותנת מענה לכל הצרכים המשרדיים הממחשבים – עריכת ממסמכי טקסט מתוחכמים, ניהול של גיליונות נתונים, ביצוע חישובים מורכבים באקסל וכן בניית מצגות אטרקטיביות שנעשה בהן שימוש רב בישיבות עסקיות. בנוסף, חבילת האופיס מכילה כלים שימושיים נוספים שנותנים מענה לצרכים רבים אחרים.
אילו כלים שימושיים נכללים בחבילות של אופיס 365
חבילת אופיס 365 היא הגרסה העדכנית ביותר של מוצרי אופיס לשימושים משרדיים. החידוש הגדול שנעשה באופיס 365 הוא הכניסה של חבילת תוכנות זו לעולם שירותי המחשוב בענן. כאשר רוכשים את החבילה, ניתן לעשות שימוש בכלים שלה גם באינטרנט (בענן).
בעזרת כניסה לחשבון האופיס בענן ניתן להפעיל כל אחת מהתוכנות ברשת עצמה. כך, גם אם התוכנה אינה מותקנת במחשב, ניתן להשתמש בה ליצירה ועריכה של מסמכים מכל הסוגים. תכונה זו מאפשרת גם לראשונה לבצע עריכה משותפת של קובץ.
בניגוד למצב בו כל קובץ נשמר ונערך באופן יחידני על גבי המחשב של אחד מהעובדים בצוות, כאשר הקובץ נפתח בשירות הענן הוא מאפשר עריכה בו זמנית של כמה עובדים. כל עובד יכול לראות איזה חלק של הקובץ עורך משתמש אחר ולהגיב בהתאם. כך כמה עובדים יכולים לעבוד על קובץ הנהלת חשבונות מורכב אחד, למשל. הדבר מאפשר יישום ביתר קלות של פרויקטים משותפים של עובדים ומשתמשים שונים – במחשבים שונים.
חבילת אופיס 365 כוללת גם שירותי דואר אלקטרוני – שאותם ניתן לקבל ולנהל עם השרת של מיקרוסופט. בנוסף, הכלים הזמינים בחבילה כוללים גם צ'אט ארגוני משותף ומאובטח ושירות אחסון הקבצים OneDrive, שמאפשר אחסון וגיבוי קבצים בענן.
מהם שירותי הטמעה ותמיכה של אופיס 365
על מנת ליהנות ממלוא היתרונות של חבילת האופיס 365, ניתן לקבל שירותי הטמעה ותמיכה מקצועיים של התוכנות האלו. מאחר ומדובר בניהול של כמה יישומים חשובים בחיי העסק, ומאחר והשימוש בכלים כולל משתמשים רבים (כמספר העובדים במשרד), יש צורך בהטמעה וניהול של השירותים על ידי חברת פתרונות מחשוב מקצועית.
תהליך ההטמעה מכוון להתאמה אישית של חבילת אופיס 365 לצרכים הספציפיים של כל עסק. ההטמעה יכולה לכלול התקנה של התוכנות, הדרכה של העובדים בשיטות העבודה החדשות שנפתחות בפניהם וגם תמיכה בכלים ובשימוש בהם – כאשר הדבר נדרש.
מאחר ושימוש בכלי הענן של אופיס 365 דורש שינוי, לעתים, בדרכי העבודה, נוצר הרבה פעמים צורך בהדרכות למשתמשים במשרד, עבור חברות וארגונים. כאשר מקבלים הטמעה ותמיכה בשירותי אופיס 365 על ידי חברה מקצועית שמתמחה בשירותי מחשוב לעסקים וגם בשירותי Help Desk, הכלים נלמדים במהירות רבה יותר וכך היעילות במשרד גוברת – וכך גם היכולת להשתמש בתכונות המתקדמות של חבילת אופיס 365.
מהם היתרונות של ניהול והטמעת אופיס 365 על ידי חברה מקצועית
לקבלת שירותים מקצועיים של הטמעה ותמיכה באופיס 365 יש כמה יתרונות. ראשית, ההטמעה מאפשרת לוודא שהעובדים במשרד ילמדו על מלוא התכונות והאפשרויות הטמונות בכלים של אופיס. העבודה בענן דורשת לעתים הסתגלות לשיטות עבודה חדשות. שיטות אלו נלמדות ומיושמות מהר יותר כאשר מתבצעת הטמעה מסודרת של הכלים בחברה או בארגון.
בנוסף, היכולת לקבל תמיכה כאשר מתעוררים קשיים בתפעול התוכנות מאפשרת ליצור סביבת עבודה שפועלת במהירות רבה יותר וביעילות רבה יותר – וכך נחסכים זמן יקר ומשאבים חיוניים לארגון.
למרות שישנם כלי אופיס שרבים מכירים ומשתמשים בהם כבר שנים רבות (כמו Word), לפעמים יש צורך בהכרה של כלים חדשים ונוספים. ככל שהעובדים מכירים יותר את הכלים הנוספים ומכניסים אותם לשגרת העבודה – כך מתייעלת החברה כולה מבחינות רבות.
גם בכל מה שנוגע בשירות הדואר האלקטרוני של אופיס 365 – במקרים רבים צריך לבצע העברה של הדואר האלקטרוני של העסק לשירות של אופיס 365. הדבר דורש פעולות טכניות שצריכות להיעשות במקצועיות על מנת למנוע מצב של אובדן הודעות ואנשי קשר. לעתים רבות גם נדרשת תמיכה טכנית בכלי הדואר האלקטרוני החדשים – וכאשר נהנים מתמיכה של חברת מחשוב מקצועית – הדבר נעשה בקלות ובמהירות.
איך לבחור חברה שתבצע הטמעה ותמיכה לכלי אופיס 365
מכיוון שהכלים של אופיס 365 כוללים שירותי ענן רבים, והדבר מהווה אולי חידוש לעתים בארגון, כדאי לקבל שירותי הטמעה ותמיכה מקצועיים. חברה שתוכל לספק שירותים כאלו היא חברה מקצועית ובעלת ניסיון בעולם התמיכה הטכנית ופתרונות המחשוב.
מחשוב ענן מצריך שינוי דפוסי עבודה ישנים. המעבר לקבצים שנמצאים בענן ויש גישה אליהם מכל מחשב במשרד יכול לייעל תהליכי עבודה רבים. כאשר מקבלים הדרכה מסודרת ותמיכה בשימוש במחשוב ענן של מיקרוסופט – יש סיכוי רב יותר שהארגון יפיק את המקסימום מהשימוש בחבילת האופיס 365.
בעזרת חברת פתרונות המחשוב והתמיכה המתאימה, גם הארגון שלכם יכול לעשות את הצעד הבא בעולם התוכנות המשרדיות – וליהנות מפתרונות הענן המתקדמים של חבילת אופיס 365 בקלות ובנוחות.
